Mit dem einmaligen Erstellen eines internen Schulungssystems ist ein großer Teil der Arbeit bereits getan und Sie haben ein wichtiges Tool in Ihrem Unternehmen etabliert. Mit zahlreichen Ideen, viel Zeit und jeder Menge Energie haben Sie Ihr gesamtes Firmenwissen aufbereitet, gebündelt, dargestellt.
So richtig Sinn bekommt Ihr digitales Schulungssystem allerdings erst, wenn es von Ihren Mitarbeitern auch genutzt wird, wenn darüber Interaktionen stattfinden und es für alle im Unternehmen selbstverständlich ist, Inhalte und Antworten darin zu suchen und natürlich auch zu finden. Aber wie soll das bitte funktionieren? Berechtigte Frage! Aber glauben Sie mir, das ist leichter als Sie vermuten:
Ein Hauptverantwortlicher
Benennen Sie einen Hauptverantwortlichen/eine Hauptverantwortliche für Ihre Geschäfts-Know-how-Sammlung. Er oder Sie hat den Hit dafür auf, alle relevanten Inhalte des internen Schulungssystems auf dem aktuellsten Stand zu halten. Bei wichtigen Prozessänderungen wird Ihr Hauptverantwortlicher von den einzelnen Abteilungen oder Teammitgliedern informiert, um alle Neuigkeiten in das Schulungssystem in Ihrem Sinne einzupflegen – sei es durch- das Aktualisieren von Dokumenten, Mustervorlagen und PDF-Dateien,
- das Einstellen der neuesten Bilder und Grafiken
- oder das Uploaden neuer (Schulungs-) Videos.
Weniger ist mehr
Die Menüstruktur Ihres Schulungssystems sollte sich ausschließlich auf unternehmensrelevante Inhalte beschränken. Platzieren Sie dort in der Hauptsache wirklich wichtige Geschäftsabläufe, die allen Mitarbeitern helfen im Tagesgeschäft erfolgreich zu sein, zu bleiben oder zu werden. Diese relevanten Abläufe werden regelmäßig aktualisiert und der jeweiligen Unternehmensausrichtung angepasst. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Optimierung der Inhalte mit ein, z.B. durch eine Kommentarfunktion in Ihrem digitalen Schulungssystem. Damit sammeln Sie unkompliziert wichtige Hinweise und Ideen ein. Nicht jede Kleinigkeit muss in Ihrem Unternehmens-Wiki geregelt sein. Wichtig sind die wirklich erfolgsrelevanten Prozesse, also alles was mit- Kundengewinnung
- Kundenbedienung
- Kundenbindung
Lebendigkeit
Richtiges Leben können Sie Ihrem internen Schulungssystem einhauchen, wenn Sie bei der Vermittlung von Wissen mit Videos arbeiten. In unser Tool zur Erstellung von digitalen Handbüchern können Sie ganz einfach Videos und Bilder in die passenden Textstellen integrieren. Bei einem Online-Schulungssystem sind den Gestaltungsmöglichkeiten (fast) keine Grenzen gesetzt. Insbesondere Videos sind das perfekte Informationsmedium! Erstellen Sie zu allen wichtigen Themen ein 30-60 Sekunden kurzes Video und stellen Sie dieses in Ihrem internen Schulungssystem bereit. Dazu müssen Sie kein Filmregisseur, Kameramann und auch kein Schauspieler sein – versprochen. In der Regel reicht ein einfaches Handy-Video (Ihr Schulungssystem ist in der Regel nur für den internen Gebrauch gedacht). Mit den einfachsten Mitteln lassen sich so kinderleicht kurze Videos erstellen. Wenig Aufwand – große Wirkung. Denn durch Videos werden sich Ihre Mitarbeiter gerne das Wichtigste in Kürze erklären lassen und zusätzlich auch besser verstehen. Denn visuell aufgearbeitete Informationen können wir Menschen leichter verstehen und lernen. Auch in Ihrem Unternehmen gibt es sicher eine Vielzahl von Themen, die sich perfekt für ein Video eignen:- der Umgang mit Kunden,
- was muss ein neuer Mitarbeiter unbedingt über Ihr Unternehmen wissen,
- Fertigungsprozesse,
- Ihre Unternehmensphilosophie
- uvm.
Nutzen Sie Newsletter
Newsletter? Für Mitarbeiter? Ja, unbedingt! Newsletter sind bei Unternehmen nach wie vor eines der meist genutzten Tools, um wichtige Informationen zu verbreiten. Da Sie inzwischen Ihr gesamtes Firmen-Know-How online in Ihrem Schulungssystem verfügbar haben, bietet es sich förmlich an einen internen Newsletter regelmäßig zu versenden. Informieren Sie über- über Hochzeiten, Firmenjubiläen, Events aber auch über
- neue Prozesse,
- aktualisierte Dokumente und Vorlagen,
- Pläne und Kennzahlen
Kennzahlen und Analysen
- Sie haben einen besonderen Geschäftsabschluss getätigt? Lassen Sie es die Belegschaft wissen und an Ihrem Erfolg teilhaben! Am besten liefern Sie auch gleich Vergleichszahlen zu anderen Erfolgen oder setzen den Abschluss in ein Verhältnis.
- Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt? Erzählen Sie davon! Wie viele waren es im letzten Monat oder auch im letzten Jahr? Interessant ist auch, was die Aufgaben des neuen Mitarbeiters sein werden, wer sind seine Vorgesetzten und sein Team.
- Sie feiern ein besonderes Firmen-Jubiläum? Erzählen sie davon! Zeigen Sie Bilder von der Firmengründung oder auch von anderen Jubiläen. Vielleicht mögen Sie auch Zahlen veröffentlichen:
- Wieviele Mitarbeiter hatten Sie damals?
- Wer waren Ihre besten Kunden?
- Wie hoch war Ihr Umsatz (und andere Kennzahlen)?
- Sie eröffnen eine neue Filiale oder Niederlassung! Informieren Sie darüber!
