7 Schritte, wie Sie Wissen in Ihrem Unternehmen halten

Alltag in einer Zahnarztpraxis: nach einer Zahnaufhellung werden die benötigten Utensilien sterilisiert und sauber gemacht. Da das nicht gerade einfach ist, hat Zahnarzthelferin Meier eine Schulung dazu bekommen: Sie kennt die Anwendung der speziellen Reinigungsmittel und die genauen Abläufe. Also übernimmt sie einfach nach jeder Zahnaufhellung die Reinigung. 

Doch plötzlich verlässt Frau Meier die Praxis. Das restliche Team ist ratlos: Wie genau funktioniert das mit der Reinigung nochmal? Frau Schneider, die jetzt dafür zuständig ist, hat sich nicht alles genau merken können, was Frau Meier ihr in Eile noch beigebracht hat. Frau Meier ist weg – und mit ihr auch ihr Spezialwissen.

Eine ähnliche Erfahrung haben Sie vielleicht auch schon gemacht und sich die Frage gestellt: Was kann ich dafür tun, dass das Wissen meines Teams über unsere Prozesse im Unternehmen bleibt?

Wir zeigen Ihnen in 7 Schritten, wie Sie das Wissen im Unternehmen halten können. Doch zuerst einmal die Frage, warum das noch wichtig ist.

Warum Sie Wissen im Unternehmen speichern sollten

Das obige Beispiel ist natürlich ein Extrem, was hoffentlich nur selten auftritt. Idealerweise hat auch eine gute Übergabe an die Nachfolge von Frau Meier stattgefunden. 

Doch auch für Onboardings oder die Einarbeitung von Kollegen ist es wichtig, dass Sie Wissen dokumentieren. Oder möchten Sie für jede Kleinigkeit, die Ihr neuer Mitarbeiter nicht weiß, gefragt werden? Das kann ganz schön zeitaufwendig sein. Wenn Sie Ihre regelmäßigen Abläufe und Aufgaben der Mitarbeiter festgehalten haben, fangen Sie nicht bei jedem neuen Mitarbeiter von vorne an zu erklären, sondern können ihn bei Fragen auf Ihre Dokumentation verweisen.

Welches Wissen Sie dokumentieren sollten

Natürlich müssen Sie weder Ihr gesamtes Wissen noch das ganze Ihrer Mitarbeiter speichern. Am wichtigsten ist, dass Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse dokumentieren. Das sind im Grunde die Abläufe, die auf folgende Fragen einzahlen:

  1. Wie gewinnen wir Kunden? 
  2. Wie bedienen wir unsere Kunden?
  3. Wie binden wir unsere Kunden?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, kommen Sie auf das Wissen, was Sie zuerst speichern sollten. Das sind zum Beispiel Verkaufsskripte und Marketingabläufe, Leitfäden zur Kundenkommunikation und Bearbeitungsabläufe von Anfragen oder auch welche Kundenbindungstools Ihr Unternehmen verwendet.

Ergänzend dazu sollten Sie Ihre Backoffice-Prozesse dokumentieren, die dafür sorgen, dass Ihr Laden läuft: Wie schreibe ich eine Rechnung? Wie wird die Buchhaltung gemacht? Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung? 

Fangen Sie damit an, die Antworten auf diese Fragen zu dokumentieren und Sie werden sehen, Ihnen und Ihren Mitarbeitern fällt immer mehr ein, was festgehalten werden kann.

Wie Sie Unternehmenswissen halten können

Um Wissensressourcen im Unternehmen zu halten, muss dokumentiert werden. Die folgenden 7 Schritte zeigen Ihnen, wie Sie dabei am besten vorgehen, ihr Unternehmenswissen geordnet festzuhalten:

1. Ziel der Wissensdokumentation klären

Überlegen Sie zuerst, warum Sie das interne Know-how dokumentieren möchten. Was ist Ihr Hauptgrund dafür? Möchten Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfachen? Ihre Prozesse digitalisieren oder Aufgaben besser an Ihr Team delegieren, um sich selbst mehr Freiräume zu verschaffen? Mit Ihrem Ziel vor Augen fällt es Ihnen leichter zu priorisieren und der Wissensdokumentation eine entsprechende Bedeutung beizumessen.

2. Entscheidung, was dokumentiert werden soll

Entscheiden Sie nun, welches Wissen Sie (zuerst) dokumentieren möchten. Welche Prozesse und Arbeitsanweisungen sind für Ihre Mitarbeiter am wichtigsten? Welches sind die erfolgsrelevanten Unternehmensprozesse? Lesen Sie dazu auch unsere Empfehlung weiter oben.

3. Struktur für Wissensdokumentation schaffen

Wenn Sie wissen, was dokumentiert werden soll, können Sie eine Struktur in Ihrer Wissensdatenbank schaffen. Überlegen Sie erst die übergeordneten Kategorien Ihrer Informationen. Aus meiner Erfahrung sind das oftmals Bereiche wie das Geschäftskonzept (wo Sie über KPIs, Zielgruppen, Ihren Markt oder das Corporate Design sprechen), Informationen zu den Menschen im Unternehmen (z. B. Kurzvorstellung, Organigramme, Rollenbeschreibungen), die Haupt- und die Hilfsprozesse Ihrer Firma.
Übrigens: in unserem HandbuchMacher-Tool haben wir für Sie vorgearbeitet und bereits eine Struktur angelegt, wie 90 % der Unternehmer sie benötigen.

4. Übersicht über die Prozesse verschaffen

Erstellen Sie für die einzelnen Kategorien eine Übersicht an Abläufen, Informationen und Vorlagen gemeinsam mit Ihrem Team. Sie werden erstaunt sein, wie viel Ihre Mitarbeiter dazu beitragen können!

5. Material sammeln, Wissen dokumentieren

Jetzt geht es an die Dokumentation: Entscheiden Sie mit ein paar Verantwortlichen aus Ihrem Team, wer welche Abläufe dokumentiert. Hinterlegen Sie das Material, was Sie schon haben in der Handbuch-Struktur und erstellen Sie das, was noch fehlt. Das können einfache Videos sein, in denen Sie Prozessschritte abfilmen, beschreibende Texte oder auch Bilder, die Abfolgen oder Standards zeigen. Wichtig hierbei: lassen Sie den Perfektionismus zu Hause! Einfache mit dem Handy aufgenommene Videos genügen. Stichpunktartige Texte ebenso. Nur verständlich muss es sein.

6. Handbuch-Verantwortlichen bestimmen

Betrachten Sie Ihre neue Wissensdatenbank als lebendes Objekt: heutzutage ist Wissen viel zu schnell veraltet. Daher raten wir Ihnen dazu, einen Verantwortlichen zu bestimmen, der dafür sorgt, dass da Wissen immer aktualisiert wird und das Handbuch genutzt wird. Dieser Mitarbeiter kann auch dafür verantwortlich sein, dass Ihr Team in der Benutzung des Handbuchs geschult wird. Oder er ist erster Ansprechpartner bei Fragen zum Tool.

7. Routinen einführen

Das beste Handbuch nützt nichts, wenn es nicht genutzt wird. Führen Sie daher Routinen ein, um Ihren Handbuch-Verantwortlichen bei seinen Aufgaben zu unterstützen. Legen Sie regelmäßige persönliche Reviews mit Ihrem Team fest, um gemeinsam zu prüfen, ob die dokumentierten Prozesse und Informationen noch aktuell sind und in der Praxis gelebt werden. Passen Sie veraltetes Wissen zeitnah an. Dann hat Ihr Handbuch für Sie und Ihr Team den meisten Mehrwert.

Wie die HandbuchMacher dabei helfen, Wissen im Unternehmen zu halten

Ihr Firmenwissen zu dokumentieren ist für viele Unternehmer ein großer Aufwand, auch wenn sie den Nutzen dahinter erkennen. Wenn auch Sie das Gefühl haben, das Projekt Wissensdokumentation nicht alleine angehen zu können, helfen wir Ihnen gerne.

Dafür haben wir unterschiedliche HandbuchMacher-Methoden:

  1. Handbuch-Coaching: Wir nehmen Sie an der Hand und begleiten Sie bei der Umsetzung der 7 Schritte. Wir stellen die Handbuch-Software, steuern den Prozess und beraten bei der Dokumentation, Sie erstellen nur noch die Inhalte Ihres Handbuchs. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren.
  2. Ihr Handbuch für Sie: Wir erstellen Ihr Handbuch, inklusive der Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe und sonstiger Informationen. Sie erhalten mit nur wenig Zuarbeit Ihr fertiges Handbuch. Hier können Sie uns Ihre Wünsche hinterlassen.
  3. Handbuch-Tool zum selber füllen: Wir stellen Ihnen nur das Tool zur Verfügung, die 7 Schritte gehen Sie alleine. Hier geht’s zum Tool.

Kontaktieren Sie uns, wenn wir Sie dabei unterstützen dürfen, Ihr Handbuch aufzusetzen.

Jana Jabs von Die HandbuchMacher