Jetzt schon? – Der beste Zeitpunkt für die Erstellung Ihres Geschäftshandbuchs

Ja – der richtige Moment, um mit dem Schreiben ein Unternehmens-Handbuch zu starten, ist genau die Phase, in der Sie sich mit Ihrem Unternehmen derzeit befinden!

Sie gründen gerade ein Unternehmen? Perfekt! Gerade in der Gründungsphase werden mit den unternehmerischen Gedanken die wesentlichen Bausteine Ihres Unternehmens gesetzt. Sie beschäftigen sich mit Ihrem Warum, Ihrer Vision, Ihrer Mission, sie treffen unternehmerische Entscheidungen, die maßgeblich dafür verantwortlich sind, auf welche Art ihr Business sich entwickeln soll. Dies alles ist genau das Wissen, welches Sie von Beginn an in einem Unternehmens-Handbuch festhalten sollten.

Sie haben ein gut funktionierendes Unternehmen, welches sich sogar im Wachstum befindet? Großartig! Ist es nicht so, dass jeder neue Mitarbeiter durch Sie eingearbeitet wird, Sie erklären die Arbeitsabläufe, vermitteln Ihre Unternehmensphilosophie, bringen Mitarbeitern die Neuerungen persönlich nahe, Sie sind Ansprechpartner für wichtige Fragen und Entscheidungen. Sie sind derjenige, der über das gesamte Unternehmenswissen verfügt. Bündeln Sie Ihr Wissen in einem Unternehmens-Handbuch und stellen dieses Ihren Mitarbeitern zur Verfügung, damit jeder Mitarbeiter über alle notwendigen Informationen verfügt, die Ihr Unternehmen ausmachen und in Ihrem Unternehmenssinne handeln kann. 

Sie sind ein „alter Hase“ und möchten Ihr Lebenswerk in gute Hände geben? Wunderbar! Für einen potentiellen Nachfolger, der Ihr Unternehmen in Ihrem Sinne weiterführt, gibt es jede Menge an Informationen, die es zu beachten gilt. Sämtliche Informationen Ihres Unternehmens in einem Handbuch gebündelt, machen es Ihrem Nachfolger einfacher, Ihr Unternehmen reibungslos und nach Ihren Werten fortzuführen. 

Lassen Sie uns einen kurzen Blick darauf werfen, welche Vorteile ein Unternehmens-Handbuch Ihnen bietet. Daraus können Sie dann den für Sie richtigen Zeitpunkt ableiten, mit dem Schreiben eines Unternehmens-Handbuchs zu beginnen:

Welchen Nutzen hat ein Unternehmens-Handbuch?

Ihr Handbuch ist Ihre digitale Bibliothek, Ihr Unternehmens-Wiki. Möglichst online, bündeln Sie hier Ihr gesamtes Unternehmens-Know-how an einer Stelle. Der Mitarbeiter, also der Leser des Handbuches, hat durch eine hilfreiche Menüstruktur in der Regel Zugriff auf folgende unternehmemsrelevante Themen:

  • Arbeitsabläufe, Prozesse, Arbeitsanweisungen
  • Unternehmenskultur und Leitbild
  • Formulare, Checklisten, Vorlagen – immer auf dem neuesten Stand
  • erfolgsrelevante Unternehmensprozesse 
  • Qualitätsmanagement-Prozesse 
  • Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Kontaktdaten
  • und vieles mehr

Bei einem Unternehmen handelt es sich um ein vielschichtiges Gebilde, das auf mehreren Ebenen basiert: gutes und funktionierendes Teamwork, Ausrichtung und Zukunftsstrategie des Unternehmens, Steigerung der Effektivität – alles Bereiche mit einer Vielzahl der unterschiedlichsten Informationen, die aufgeschrieben in einem Unternehmens-Handbuch, zu einem unverzichtbaren Nachschlagewerk für Ihr Unternehmen werden.

Geschäfts-Know-how sammeln von Beginn an

Zu Beginn Ihres Unternehmens sind Sie Gründer und vielleicht sogar der einzige Mitarbeiter. Wenn Sie vom Start weg Ihr Know-how und Ihre Prozesse niederschreiben, sparen Sie zukünftig bei der Einarbeitung von Mitarbeitern und Dienstleistern viel Zeit, Geld und Nerven. Zusätzlich legen Sie den Grundstein für eine zukünftige Expansion, sollten Sie das planen. 

Das Schreiben eines Unternehmens-Handbuches wird Sie dabei unterstützen, sich detailliert mit Ihren Unternehmenszielen und -strategien auseinander zu setzen. Auch Ihre Mission der Unternehmensgründung findet hier die nötige Aufmerksamkeit. Sie erarbeiten eine für Sie passende Marketing-Strategie, die Sie zweifellos in Ihrem Unternehmens-Handbuch festhalten sollten. 

Ein Unternehmens-Handbuch von Anfang an zu implementieren hat einen großen Vorteil: Sie können anhand der Menüstruktur Ihre komplette Unternehmensstruktur durchdenken und alle relevanten Aspekte vom Start an richtig planen.

Profis, wie die Handbuchmacher, unterstützen Sie dabei. Sie erhalten wichtige Hinweise, bspw. zur Strukturierung, zu wesentlichen Inhalten, zu Formulierungen. Es lohnt sich also durchaus, Experten für die Systemkonzeption an Bord zu holen. 

Wir schreiben Handbücher immer online und mit unserem in der Praxis entwickelten Handbuch-Tool. Damit gestalten wir Handbücher multimedial, bauen Videos und Fotos ein, denn nichts ist einprägsamer und hilfreicher als eine visuelle Beschreibung eines Prozesses oder Ablaufes durch ein Video. Denken Sie auch daran, wie zeitsparend diese Möglichkeit für Sie ist. Das Schreiben von ewig langen Erklärtexten und die Downloads von 8 oder mehr Seiten entfallen, wenn Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse in Videoform im Handbuch hinterlegen. Und ganz nebenbei kann der Betrachter auch direkt Rückschlüsse auf Ihre Unternehmenskultur und Ihre Werte ziehen. Etwas, dass Sie in Textform nur sehr schwer kommunizieren können.   

Das Unternehmens-Handbuch mittendrin

Ihre Marketingstrategie aus Gründungstagen hat funktioniert. Ihr Unternehmen wächst und Sie beschäftigen Mitarbeiter. Ihr Know-How muss aktualisiert und sortiert werden und jedem Mitarbeiter problemlos zur Verfügung stehen. Sie haben bereits Erfahrungen gesammelt, welche Fragen neue Mitarbeiter immer wieder stellen, wie genau und im Detail Sie Unternehmensprozesse beschreiben müssen.

Dann fangen Sie an! Mit der Unterstützung eines Online-Kurses (nur für Franchise) können Sie Ihr Handbuch selbst erstellen. Sie werden professionell alle relevanten Punkte einer für Ihr Unternehmen passenden Menüstruktur geführt und bekommen hilfreiche Antworten auf Ihre Fragen. Bei Bedarf erwerben Sie ein oder zwei Videosessions mit erfahrenen Handbuch-Profis. Das Ganze ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie ein Online-Handbuch-Tool dazu erwerben. Sobald wir nach dem Kauf Ihr Logo von Ihnen zur Verfügung gestellt bekommen haben, stellen wir Ihnen Ihr Handbuch-Tool in Ihrem Corporate Design zur Verfügung… und schon geht`s los.  

Sie möchten sich lieber ausschließlich der Aktualisierung und Optimierung Ihrer Unternehmens-Prozesse widmen? Dann lassen Sie Ihr Handbuch professionell, bspw. durch die Handbuchmacher, erstellen. 

Ihr Geschäftshandbuch – nie und nimmer

Sie müssen natürlich kein Geschäftshandbuch schreiben. Es geht auch ohne. Aber denken Sie über eine Digitalisierung Ihres Geschäfts-know-hows nach. Sorgen Sie für Aktualität Ihrer Know-How-Dokumentation in Ihrer Cloud, Box, Ordnern und halten Sie Ihre Mitarbeiter laufend über Neuerungen per E-Mail oder Newsletter auf dem aktuellen Stand. Wenn Sie das Einholen von Lesebestätigungen noch organisieren könnten, umso besser. 

Sollten Sie auf Videos für Schulungen auch ohne Online-Handbuch nicht verzichten wollen, dann nutzen Sie die Gelegenheit und richten einen YouTube- oder Vimeo-Kanal für Ihre Marke ein. 

Kurz und knapp zusammen gefasst:

Vorteile, die für ein Geschäftshandbuch sprechen, vom Start weg:

Sie haben… 

  1. Ihr gesamtes unternehmerisches Know-How in einem Tool zusammengefasst,
  2. unternehmensrelevante Prozesse durchdacht und beschrieben,
  3. eine Grundlage für das zeitsparende Onboarding und Einarabeiten neuer Mitarbeiter geschaffen, 
  4. mehr Gewissheit darüber, dass Ihr Leitbild und Ihre Unternehmenskultur in Ihrem Unternehmen fest verankert sind,  
  5. Ihre wichtigsten Erfolgsfaktoren und Strategien detailliert durchdacht und ausformuliert,
  6. eine hilfreiche Menüstruktur,
  7. ein Downloadcenter, in dem Sie alle Formulare, Checklisten, Leitfäden in der aktuellen Version ablegen,
  8. den Außenauftritt Ihres Unternehmens in Bild- und Farbsprache festgelegt
  9. Mitarbeiter als Benutzer freigeschaltet,
  10. die Möglichkeit Ihr Handbuch jederzeit zu aktualisieren, Videos und Fotos einzufügen und Benutzer hinzuzufügen

Wenn Sie diesen Beitrag bis hierhin gelesen haben, wissen Sie jetzt, dass ein Unternehmens-Handbuch als Online-Tool Ihnen eine Vielzahl von sinnvollen Möglichkeiten bietet, die es Ihnen ermöglichen werden, Ihr Leitbild und Ihre Arbeitsabläufe festzulegen, zu transportieren und zu wahren. 

Sie sehen also, es gibt nicht DEN einen Moment, um mit dem Schreiben eines Unternehmens-Handbuchs zu starten. Ein Unternehmens-Handbuch ist so ein wertvolles Tool, dass zu jeder Zeit der richtige Moment ist, es zu beginnen und in Ihrem Unternehmen einzuführen. 

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie Sie unser Online-Handbuch-Tool effektiv und einfach für Unternehmen einsetzen können? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und stehen Ihnen gerne mit unserem Know-How zur Verfügung.

Drei Überlegungen, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäfts-Handbuchs starten