Nach dem Bewerbungsprozess haben Sie nun endlich den geeigneten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen ausgewählt und der Vertrag ist beidseitig unterzeichnet. Herzlichen Glückwunsch. Doch was nun? Was müssen Sie jetzt noch erledigen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag antritt. Um einen gelungenen Start zu garantieren, müssen viele Einzelheiten bedacht werden. Gern helfen wir Ihnen dabei. Wir haben Ihnen eine Checkliste mit den vier wesentlichen Aufgabengebieten zusammengestellt:
1. Die Vorbereitung
Um den idealen ersten Arbeitstag zu planen, sollten Sie diesen zunächst genau definieren. Wann ist der erste Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters? Stellen Sie Ihm die Informationen zum Datum sowie der genauen Uhrzeit frühestmöglich zur Verfügung. In der heutigen Zeit wird Ihr Mitarbeiter eventuell nicht vor Ort seinen ersten Arbeitstag antreten können oder möglicherweise ist ein Arbeiten vor Ort auch gar nicht geplant. Stellen Sie ihm daher einen Link sowie die nötigen Einwahlinformationen bereit, wie er mit Ihnen am ersten Tag in Verbindung tritt.
Die relevanten Formulare, die für die Arbeit mit Ihnen von Bedeutung sind, können Sie bereits jetzt von Ihrem zukünftigen Mitarbeiter ausfüllen und unterschreiben lassen.
In die Vorbereitungszeit gehört auch die Bereitstellung der benötigten Arbeitsmittel, wie beispielsweise Monitor, Telefon, Handy, Laptop, Maus, Tastatur und Ladegeräte. Haben Sie alle bereits im Unternehmen oder müssen Sie diese erst besorgen? Notieren Sie sich fehlende Arbeitsmittel und besorgen Sie diese schnellstmöglich. Rechnen Sie hierbei auch eventuelle Lieferschwierigkeiten mit in Ihren Zeitplan ein. Wichtig ist, dass Ihr neuer Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag mit allem ausgestattet ist, was er benötigt.
2. Die Einrichtung
Wenn Sie die Arbeitsmittel besorgt haben, können Sie nun mit der Ersteinrichtung beginnen.
Die Ersteinrichtung umfasst die Einrichtung:
- der wichtigsten Programme auf dem Laptop/ Computer, die für die erste Zeit notwendig sind
- eines funktionierenden Remotezugriffs, falls dieser benötigt wird
- der E-Mail-Adresse, sowie die Übertragung dieser Adresse in das Unternehmensverzeichnis
- der Zugriffsrechte für die wichtigsten Konten, Laufwerke, Systeme, Tools und Plattformen
Denken Sie auch daran, dass Sie Ihren neuen Mitarbeiter in relevante Mailing-Listen eintragen und ihn in eventuelle Chats einzutragen.
3. Die Kommunikation
Um Ihrem neuen Teammitglied einen idealen Start in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, bitten Sie ihn im Vorfeld um eine kurze Biografie (drei – fünf Sätze), die Sie mit dem Rest der Belegschaft teilen können. So können sich Ihre Mitarbeiter ein Bild von dem neuen Mitarbeiter und seinen Kenntnissen und Fähigkeiten machen. Das ermöglicht dem gesamten Team einen besseren Einstieg in die ersten Gespräche untereinander.
Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter ein festgelegtes Einarbeitungsprogramm für seine erste Woche zur Verfügung. Das vermittelt Ihrem neuen Angestellten, dass er in einem gut strukturierten Unternehmen beginnt und Sie ihn nicht im Regen stehen lassen, wie so schön gesagt wird. Auf Sie kann er sich verlassen.
4. Die Planung
Im letzten Schritt dieser bedeutenden ersten Phase geht es um die Planung. Welche Planung? Sie werden sich jetzt vielleicht denken, dass Sie bereits alles geplant haben. Das haben Sie bis zu diesem Punkt auch getan, doch blicken Sie nun etwas weiter in die Zukunft.
Planen Sie an dieser Stelle regelmäßige Meetings mit Ihrem neuen Mitarbeiter. Geben Sie ihm gerade in der Anfangszeit besonders das Gefühl, dass er jederzeit einen Ansprechpartner im Unternehmen hat. Legen Sie diesen Ansprechpartner fest und teilen Sie diesem seine Aufgaben als Mentor/ Onboarding-Partner mit.
Definieren Sie ebenfalls die ersten Aufgaben für Ihren Mitarbeiter. Planen Sie hierbei ein, dass Sie Ihrem Mitarbeiter anspruchsvolle Aufgaben zuteilen, die für ihn aber lösbar sein müssen. Sie wollen ihm ja kein schlechtes Gefühl geben und ihn somit abschrecken oder? Es sollen aber auch keine leichten Aufgaben sein, die seinen Fähigkeiten bei Weitem nicht gerecht werden. Finden Sie einen guten Weg in der Mitte für die ersten Aufgaben.
In Ihre Planung sollten aber auch Schulungen fallen. Wie können Sie Ihren Mitarbeiter bereits in seiner Anfangszeit fördern, dass er sich schneller und besser mit Ihrem Unternehmen und den Abläufen auskennt? Sie könnten an dieser Stelle selbst agieren oder einen Ihrer Mitarbeiter auswählen, der Ihrem neuen Mitarbeiter alle Unternehmensdetails berichtet und über alles Wichtige in Kenntnis setzt. Das mag Ihnen jetzt wie eine reine Zeit- und Geldverschwendung vorkommen, ABER … nein, kein aber… wir geben Ihnen an dieser Stelle Recht. Denn wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmenswissen digital in einem Handbuch festhalten, können Sie sich sowohl die Zeit als auch das Geld Ihres Mitarbeiters sparen. Denken Sie nur einmal daran, dass Sie dieses Wissen mit dem gesamten Team teilen können und auch zukünftige Onboarding-Prozesse automatisiert werden. Sie müssen nie wieder fünfmal dieselbe Frage beantworten. Das klingt zu schön, um wahr zu sein, doch wir versprechen Ihnen an dieser Stelle, dass es wirklich so leicht ist, wie es klingt.
Falls Sie Fragen zur Erstellung eines digitalen Handbuchs für Ihr Unternehmen haben, wenden Sie sich gern an uns. Wir helfen Ihnen dabei gern weiter.
Eventuell fragen Sie sich, wieso Sie das alles bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigen sollten. Die Antwort ist ganz einfach. Sie geben Ihrem neuen Mitarbeiter bereits vor Beginn seiner Arbeitszeit ein Gefühl, dass er bei Ihnen willkommen ist und Sie sich um ihn bemühen. Laut einer Haufe-Umfrage haben 30 % der befragten Arbeitgeber es schon einmal erlebt, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abgesprungen ist. Und genau das wollen Sie doch vermeiden, denn Sie haben den idealen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen im Bewerbungsprozess herausgefiltert.
