So arbeiten Sie neue Mitarbeiter schneller und nachhaltiger ein

Seien wir ehrlich: Neue Mitarbeiter einzuarbeiten kann anstrengend sein. Mindestens zwei Wochen lang bekommen Sie ständig Fragen gestellt, müssen zeigen, wie das Kundenmanagement-Tool funktioniert oder wie die Kaffeemaschine gereinigt wird. Und das, obwohl Sie das doch am allerersten Tag alles schon einmal erklärt haben!

Das kann für Unternehmer, die in ihrem kleinen Team noch selbst für die Einarbeitung zuständig sind, wirklich zur Doppelbelastung werden. Doch ein gutes Onboarding am Anfang sorgt dafür, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter direkt wertgeschätzt und wohlfühlt. 

Wie Sie Ihre Mitarbeiter nachhaltig einarbeiten und dabei selbst weniger Zeit dafür aufwenden, lesen Sie in diesem Beitrag. Doch zuerst von vorne

Warum gute Mitarbeiter-Einarbeitung überlebenswichtig ist

Die ersten Wochen eines Mitarbeiters am neuen Arbeitsplatz sind entscheidend. Es gibt so viel zu lernen: Stimmt die Chemie mit den Kollegen und dem Chef? Passt der Aufgabenbereich? Wie sind hier die Prozesse und Abläufe?

All die fachlichen, kulturellen und organisatorischen Inhalte sollen am besten schnellstmöglich nachhaltig vermittelt werden. Die Qualität der Arbeit den eigenen Kunden gegenüber soll ja schließlich gleich bleiben. Gerade für kleine oder mittelgroße Unternehmen kann ein schlecht eingearbeiteter Mitarbeiter daher schnell mal gefährlich werden, wenn der Kunde plötzlich Qualitätsschwankungen erlebt. Hier decken einzelne Teammitglieder eher größere Aufgabenbereiche ab, weshalb die Einarbeitung auch meist umfangreicher ist als in Konzernen.

Wichtig ist eine gute Einarbeitung daher, …

  • …damit Qualitätsstandards weitergegeben werden,
  • …damit der neue Mitarbeiter direkt ins Team integriert werden kann, indem er von vorneherein Verantwortung übertragen bekommt,
  • …damit alle Mitarbeiter die gleichen Prozesse gleich ausführen und
  • …damit der neue Mitarbeiter ein Gefühl dafür bekommt, ob ihm der Arbeitsplatz und das Unternehmen mit all seinen Werten gefällt.

Wie Sie neue Mitarbeiter nachhaltig einarbeiten

Wie genau der optimale Onboarding-Prozess aussieht, unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Aus unserer Erfahrung raten wir aber jedem, einen Teil der Einarbeitung automatisiert abzubilden. Eine Mischung aus 40 % persönlichem Mentoring und 60 % digitalem Onboarding ist optimal, um Sie als Unternehmer zu entlasten.

Der Vorteil für Ihren neuen Mitarbeiter von digitaler Unterstützung: er wird es deutlich leichter haben, wenn Sie fachliches Wissen von den „weichen“ Faktoren entkoppeln. Also wenn Sie ihm am ersten Tag schon zeigen möchten, wie das ERP-System benutzt werden soll, während Sie ihm laufend neue Kollegen vorstellen, kann das Ihr neues Teammitglied schnell überfordern. Sorgen Sie also dafür, dass das Fachliche digital nachgeschlagen werden kann und Ihr Mitarbeiter sich in Ruhe auf das Zwischenmenschliche – wie kommuniziert das Team, welche Werte werden gelebt etc. – konzentrieren kann.

So können Sie den Einarbeitungsprozess gestalten:

  1. Begrüßung und Vorstellung
    Heißen Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Tag willkommen und stellen Sie das Team vor. Klären Sie alles Organisatorische, was zu Beginn wichtig ist.
  2. Unternehmensphilosophie kennenlernen
    Geben Sie dem Mitarbeiter danach mindestens 2 Stunden Zeit, erst einmal alles Wichtige über Ihr Unternehmen zu erfahren: Für welche Werte stehen Sie? Was ist Ihre Unternehmergeschichte? Warum wurde das Unternehmen gegründet? Wie hat es sich entwickelt? Diese Grundlagen können Sie sehr gut in Form von Videos in einem digitalen Handbuch erklären. 
  3. Arbeitsumfeld kennenlernen
    Sprechen Sie dann ausführlich mit dem Mitarbeiter über das, was er soeben angeschaut hat. Führen Sie ihn dann im Betrieb herum und erklären Sie, warum was wie gemacht wird. Wichtig sind auch hier das Zwischenmenschliche und die Firmenkultur. Das Fachwissen muss der neue Kollege noch nicht aufnehmen.
  4. Fachliches vermitteln
    Fangen Sie erst an Tag 2 an, Fachinhalte zu vermitteln. Übergeben Sie dabei direkt Verantwortung, das zeugt von Wertschätzung und Vertrauen. Nehmen Sie ein Fachthema aus seinem künftigen Aufgabengebiet heraus und besprechen Sie dazu das, was wichtig ist. Geben Sie dem neuen Kollegen dann eine kleine Aufgabe dazu und verweisen Sie darauf, wo er oder sie weitere Infos zum Thema finden kann. Am besten beschreiben Sie dazu an einem Ort im Intranet (z. B. einem Online-Handbuch), wie die einzelnen Aufgaben und Prozesse bei Ihnen ausgeführt werden (sollen). Verfahren Sie dann ähnlich mit dem nächsten Thema.
  5. Feedbackgespräche und Fragen  Besprechen Sie mit dem neuen Mitarbeiter, wie er an die Lösung der Aufgaben herangegangen ist und geben Sie Feedback zu seinen Leistungen. Wahrscheinlich werden dabei Fragen aufgetreten sein, die Sie beantworten können. Suchen Sie oder ein Kollege mit Mentorenfunktion am besten regelmäßig das Gespräch zu Ihrem neuen Teammitglied, um ihn durch die Einarbeitungszeit zu begleiten.

Mit diesem Onboarding-Prozess schaffen wir es bei uns im Unternehmen, nur noch 2 Tage voll in die Einarbeitung eines Mitarbeiters involviert zu sein. Vorher waren das mindestens 2 Wochen, da wir mehrfach erklären mussten, wie nun dies oder jenes richtig gemacht wird.

Das ist wichtig bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die ersten Tage Ihres neuen Teammitglieds im Unternehmen bergen auch für Sie viele Möglichkeiten für Fauxpas oder Fettnäpfchen. Hierauf sollten Sie unbedingt achten:

  • Seien Sie vorbereitet! Es gibt für einen neuen Kollegen nichts Schlimmeres als wenn keiner weiß, wer er ist. Oder, dass er überhaupt neu hier anfängt. Schauen Sie sich daher unbedingt nochmal an, wann der erste Arbeitstag des Mitarbeiters ist, wie genau sein Name geschrieben wird und ob der Arbeitsplatz auch vorbereitet ist. Schreiben Sie auch einen Einarbeitungsplan für die ersten Tage.

  • Definieren Sie klare Aufgabenbereiche! Vor Arbeitsantritt des Neuen sollte klar sein, welche Aufgaben er oder sie dann übernehmen wird. Definieren Sie also genau, wer was macht und besprechen Sie mit Ihrem Team, wo der Kollege eingesetzt wird. Das kann auch sehr gut im Handbuch beschrieben werden, damit jeder zu jeder Zeit nachlesen kann, wer wofür zuständig ist. Auch Ihr neuer Mitarbeiter.

  • Arbeiten Sie mit Dokumentationen! Niemand kann sich auf Anhieb alles merken. Um nicht immer wieder auf dieselben Fragen antworten zu müssen, dokumentieren Sie, was wichtig ist. Idealerweise haben Sie ein digitales Handbuch, wo neue und alte Mitarbeiter nachlesen können, wie der Urlaubsantrag funktioniert, was sie ins CRM eintragen müssen oder wie eine saubere Baustelle auszusehen hat. Somit geht Wissen nicht verloren.
  • Kombinieren Sie selbstbestimmtes und begleitetes Onboarding Wer macht bei Ihnen eigentlich die Einarbeitung? Kann der Mitarbeiter einen Großteil davon selbst übernehmen? Wir empfehlen eine Kombination aus selbstbestimmtem Lernen und Begleitung durch einen Mentor. Wenn Sie ein gut dokumentiertes Handbuch oder Wissensmanagement haben, kann Ihr neuer Mitarbeiter 60-80 % der Einarbeitung selbstständig übernehmen (z. B. nach unserem oben vorgeschlagenen Prozess). Fachliches, Organisatorisches und auch Informationen zur Unternehmenskultur können darin abgebildet werden. Lediglich 20-40 % müssen Sie oder ein Kollege als Mentor übernehmen, der dem Neuen alles zeigt, erklärt und jederzeit ein offenes Ohr für den neuen Kollegen hat.

So geht die Einarbeitung mit Handbuch

Wenn Sie jetzt mit dem Gedanken spielen, ein Handbuch bzw. Wissensmanagement-Tool in Ihren künftigen Onboarding-Prozess einzubinden, überlegen Sie sich zuerst, welche Informationen Ihre neuen Mitarbeiter darin finden sollen. Dafür können Sie sich z. B. an unserem oben beschriebenen Prozess orientieren. 

Ist ein Großteil Ihres Unternehmenswissens dokumentiert, denken Sie auch daran, die Freigabestrukturen und Zugriffsrechte richtig einzustellen. Vielleicht wollen Sie ja neuen Mitarbeitern noch nicht alle Infos direkt zur Verfügung stellen, um sie nicht zu überfordern. Legen Sie in Ihrem Einarbeitungsplan fest, wie die Inhalte Schritt für Schritt freigeschaltet werden.

Was Sie alles in Ihr Handbuch aufnehmen sollten und wie Sie dabei vorgehen können, haben wir hier für Sie beschrieben: 7 Schritte, wie Sie Wissen im Unternehmen halten. Wir beraten Sie auch gerne, wie Sie Ihr digitales Onboarding gestalten können. Lesen Sie mehr zu unserer Digitales-Onboarding-Beratung