Was macht ein Geschäfts-Handbuch einzigartig?

Um die Einzigartigkeit eines Geschäftshandbuches zu erläutern, ist es erst einmal sinnvoll zu verstehen, was ein Geschäfts-Handbuch eigentlich ist.

Kurzgefasst, ist ein Geschäfts-Handbuch eine Online-Sammlung von firmenrelevanten Wissen in einem Unternehmen. Dort enthaltene Artikel lassen sich nach konkreten Inhalten durchsuchen, sie können von mehreren Nutzern bearbeitet oder aber im Team weiterentwickelt werden.

Relevantes und nützliches Wissen und wichtige Informationen an einem zentralen Ort zusammenzutragen ist die Hauptaufgabe eines Geschäfts-Handbuches. 

In einem Geschäfts-Handbuch soll aber nicht das gesamte Wissen eines Einzelnen gesammelt werden. Es geht also nicht darum, dass der Geschäftsinhaber oder der Geschäftsführer eines Unternehmens sein Wissen niederschreibt und zur Verfügung steht. Hierfür ist ein Geschäfts-Handbuch nicht das geeignete Mittel der Wahl. 

Das Geschäfts-Handbuch setzt vielmehr auf die Weisheit der Masse. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können und sollen ihr Wissen in die inhaltliche Gestaltung des Handbuches einfließen lassen.

Der Aufbau eines Handbuches

Ein Geschäfts-Handbuch ist nicht eine lose Ansammlung von Wissens-Beiträgen. Vielmehr besticht es durch seine einzigartige Struktur und seinen Aufbau. Die Beiträge des Handbuches sind durch Querverweise, Tags und Links miteinander verknüpft. Die Beiträge lassen sie zeitgleich und auch in klassischen Hierarchien strukturieren. 

Die Bearbeitung und Aktualisierung vorhandener Beiträge ist einfach in der Handhabung und findet nur an einem Ort statt, nämlich im Handbuch selbst. 

Unterschiedliche Suchfunktionen führen den Nutzer schnell zu den für ihn relevanten Inhalten und Informationen. Wissensvermittlung und auch Wissensaufnahme können kaum effektiver gestaltet werden.

Die Beiträge lassen sich durch Hinzufügen unterschiedlicher Medien und Gestaltungselemente interessant und verständlich gestalten. Hier kann man sich Grafiken oder Schaubildern bedienen, um Zusammenhänge anschaulich darzustellen. Wieder andere Inhalte lassen sich durch Audio- oder sogar Video-Sequenzen ergänzen, um verständlich und anschaulich zu sein.  Die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielfältig und sollten auch umfänglich genutzt werden. Anschauliches Bild-, Ton- und Video-Material wird von den Nutzern gerne konsumiert werden und das Aneignen von Wissen verliert seinen trockenen Charakter.

Apropos Charakter….

Was ist charakteristisch für ein Firmen-Handbuch?

Die Funktionalität eines Geschäfts-Handbuches bietet Unternehmen und deren Mitarbeitern einen echten Mehrwert. 

Die Inhalte können vom Nutzer nicht nur gelesenen werden. Sondern jeder Nutzer kann die Inhalte auch bearbeiten, sinnvoll ergänzen und somit weiterentwickeln. Hierfür bietet unser Online-Handbuch-Tool folgende Funktionen:

  • eine optimierte Benutzeroberfläche / Interface Design,
  • einen visuellen Texteditor,
  • eine performante Suche,
  • ein Rechtemanagement (Lesen, Bearbeiten, Löschen … von Inhalten)
  • bessere Systemsicherheit,
  • Integrations- und Anbindungsmöglichkeiten über eine API,
  • Tools zur Qualitätssicherung, inkl. Workflow, Freigaben und Dateizugriffsbeschränkung,
  • PDF-Handbücher mit Exportfunktion,
  • eine Blog- und Kommentarfunktion für die Zusammenarbeit im Team,
  • professioneller Support.

Was ist der Nutzen eines Geschäfts-Handbuchs?

Zum Wissensmanagement sehr kurz gesagt:

Unser Online-Handbuch-Tool ermöglicht es, Informationen und das gesamte Firmenwissen zu sichern. Das kollektive Firmen Wissen – sowohl von der Geschäftsführung als auch von jedem einzelnen Mitarbeiter – wird strukturiert dargestellt. Es ist jedem Einzelnen leicht zugänglich und kann von den Mitarbeitern stets erweitert werden. 

Ein großer Nutzen eines Geschäfts-Handbuches liegt im Know-How-Transfer zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder Fachbereichen, die an einem Thema arbeiten, weil alle Mitarbeiter der unterschiedlichen Abteilungen alle neuen Informationen direkt in Echtzeit zur Verfügung haben. Abteilung A fügt ihre neuen Erkenntnisse in den Beitrag B ein und die Kollegen aus Abteilung C können die neuen Erkenntnisse direkt nachlesen.

Die Einsatzmöglichkeiten der Zusammenarbeit und des Wissensaustausches eines Geschäfts-Handbuches sind nahezu unbegrenzt. Jeder Geschäftsablauf, jeder Entwicklungsprozess und auch jeder Arbeitsablauf läßt sich durch ein ansprechend aufgebautes Geschäfts-Handbuch informativ darstellen. Egal ob Sie die Markteinführung eines Produktes planen wollen oder ob Sie die unterschiedlichen Vertriebswege eruieren möchten oder die Gestaltung eines neuen Produktes voranbringen möchten: in einem Geschäfts-Handbuch können Sie all diese Abläufe, Prozesse, Ideen für alle Mitarbeiter transparent darstellen. Die Mitarbeiter können ihrerseits aktiv an der Gestaltung der Prozesse und Abläufe mitwirken.

Für besonders dynamische und komplexe Rahmenbedingungen ist ein Geschäfts-Handbuch besonders wertvoll, wie z.B.:

  • neuen Produktlinien und/oder Schlüsselprojekten
  • technisch aufwendigen Produkten und/oder komplexen Dienstleistungen
  • starkem Wachstum von Unternehmen und Markt
  • heterogenen Organisationen (Standorte und Organisationseinheiten)
  • dezentraler Mitarbeiterstruktur
  • wenigen Know-How-Trägern oder hoher Fluktuation im Unternehmen
  • ineffizientem Dokumentenmanagement

Aber nicht nur besonders dynamische Prozesse sind geeignet, in einem Geschäfts-Handbuch abgebildet zu werden. Es gibt auch so etwas wie die Klassiker für die Nutzung eines Geschäfts-Handbuches. Zu den sog. Klassikern gehören unter anderem:

  • Sammlung, Strukturierung und Digitalisierung (hauptsächlich Videos) von Firmenwissen,
  • Handbücher für Handwerks-, Beauty-, Pflege-, Gastronomiebetriebe,
  • Qualitätsmanagementhandbücher,
  • Franchisehandbücher,
  • Handbücher für ein zuverlässiges Onboarden neuer Mitarbeiter,
  • interne Schulungsplattform.

Ganz gleich, ob Sie vorrangig die Klassiker oder hauptsächlich dynamische Prozesse in Ihrem Geschäfts-Handbuch abbilden wollen: Mit unserem Online-Geschäfts-Handbuch-Tool legen Sie den nötigen Grundstein. Sie schaffen damit die Basis für ein lebendiges Geschäfts-Handbuch, das zu einer unermesslichen Sammlung Ihres gesamten Firmenwissens werden wird.