Welches Potenzial steckt in einem Firmen-Wiki?

Wikipedia als das berühmteste Wiki der Welt, ist wohl den meisten ein Begriff. Das Ziel von Wikipedia, möglichst viel Wissen möglichst vielen Menschen zugänglich zu machen, haben wir verstanden. Und genau so nutzen wir Wikipedia auch. 

Dieses Prinzip sollten sich auch Unternehmen zunutze machen. Denn unschätzbar viel Wissen, dass für das Unternehmen relevant ist, steckt in den Köpfen der Mitarbeiter. Und genauso wie Wikipedia von seinen Wikianern gefüllt und gepflegt wird, sollten auch Ihre Mitarbeiter das stetig wachsende Know-how in ihren Köpfen in einem firmeneigenes Wiki sammeln, strukturieren und digitalisieren. 

Denn das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter geht Ihnen schmerzlich verloren, sobald ein Mitarbeiter Sie verlässt. In der Zwischenzeit ist es nicht frei zugänglich für alle im Unternehmen, wird abgewandelt, gekürzt, verändert. 

„Firmen Wikis“ nennt man auch „Geschäfts-Handbuch“, „Firmenwissen“, „digitale Bibliothek“, „Online-Handbuch“ oder „digitales Klassenzimmer“.

Wenn effizientes Arbeiten ein Bestandteil der Unternehmenskultur ist, wird dies durch ein Handbuch gefördert. Effiziente Zusammenarbeit, bei der die Mitarbeiter mit eingebunden werden. Verschiedenste Unternehmensbereiche können an den unterschiedlichsten Themen im Online-Handbuch zusammenarbeiten, kommentieren, ergänzen. Das gesammelte Wissen ist sofort allen anderen Unternehmensbereichen – und somit jedem einzelnen Mitarbeiter – zugänglich. Die unterschiedlichsten Firmenbereiche, wie Forschung, Entwicklung, Projektmanagement, Marketing oder Vertrieb lassen sich in ein Online-Handbuch einbinden. 

Wie muss ich mir so eine Geschäfts-Know-how-Sammlung vorstellen?

Einfach erklärt, ist ein Online-Handbuch eine firmeneigene Webseite. Der Inhalt kann von allen Nutzern gemeinsam erarbeitet und ständig erweitert und verbessert werden. Aber nicht nur das Dokumentieren von Firmenwissen ist hier möglich. 

Durch ein Online-Handbuch kann auch räumliche Distanz überwunden werden, um sich abzustimmen. So können bspw. die Tagesordnungen oder Protokolle für Meetings gemeinsam erarbeitet werden. Ohne an einem Ort zu sein. 

Alle Dokumente eines Online-Handbuches stehen jedem jederzeit zur Verfügung. Ein Online-Handbuch ist nicht einfach eine Sammlung von Wissenswertem, das in irgendeinem Ordner in irgendeinem Schrank irgendeines Büros, darauf wartet gelesen oder geteilt zu werden. Mit einem Internetzugang oder einem Webbrowser ist der Zugang zum Online-Handbuch jeder Zeit von jedem Ort möglich, damit Informationen immer abrufbar sind.

Das Prinzip eines Online-Handbuches ist denkbar einfach. Ebenso wie die Bedienbarkeit. Nach dem Prinzip „What you see ist what you get“ kann jeder berechtigte Nutzer Eintragungen oder Änderungen vornehmen, und diese sind direkt für jedermann sichtbar. 

Ein Firmen-Online-Handbuch ist eine Form des Wissensmanagements.

Wie lässt sich ein Online-Handbuch einsetzen?

Die Einsetzbarkeit eines Handbuches ist vielseitig. 

Zu aller erst einmal soll ein Handbuch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitarbeitern anregen. Gemeinsam das Handbuch zu füllen, gemeinsam die relevanten Inhalte zu erarbeiten und zu erstellen, ist ein wesentliches Ziel des Handbuches. Dieses gemeinsame (er)arbeiten ist besonders geeignet, bei der Entwicklung und Ausarbeitung von Ideen.

Aber auch firmenrelevante Arbeitsabläufe oder Prozessbeschreibungen können in einem Handbuch dokumentiert werden. Ebenso wie Bedienungsanleitungen, die gemeinsam erarbeitet werden können, sodass diese letztendlich für jeden Mitarbeiter verständlich und nachvollziehbar sind und somit auch zur Anwendung kommen

Als Wissensplattform für Ihr gesamtes Unternehmen ist ein Online-Handbuch bestens geeignet.

Was ist bei der Nutzung eines Online-Handbuches zu beachten?

Diesem Thema haben sich sogar ForscherInnen bereits gewidmet. Zahlreiche Unternehmen wurden bei der Umsetzung ihres Online-Handbuch-Projektes durch die Forschung begleitet. Aus den Forschungsergebnissen lassen sich einige Tipps für den Einsatz von Online-Handbüchern in Unternehmen ableiten: 

Es braucht Kümmerer: Jedes Online-Handbuch sollte ein oder zwei Hauptverantwortliche haben, die eine gewisse Verantwortung für das Firmenhandbuch übernehmen. Sie kümmern sich um die inhaltliche Entwicklung des Handbuches und sich auch für die Einführung von neuen Mitarbeitern in das System Online-Handbuch zuständig.

Es braucht Regelmäßigkeit: Wenn das Wissen im Online-Handbuch wächst und die Zahl der veröffentlichen Dokumente steigt, ist es nötig die Online-Handbuch-Struktur regelmäßig zu überprüfen und falls nötig, auch anzupassen. Hierzu gehört es auch, die jeweiligen Verlinkungen der zusammengehörenden Informationen immer auf dem neuesten Stand zu halten.

Es braucht Inhalt: Online-Handbücher füllen sich nicht von allein. Es braucht eine gewisse Fülle an Inhalten, bevor die Mitarbeiter das Online-Handbuch aktiv nutzen. 

Es braucht Unternehmenskultur: Eine Unternehmenskultur, in der das Teilen von Wissen eine übergeordnete Rolle spielt, ist essenziell für ein erfolgreiches Online-Handbuch. Unternehmen, für die der reine Besitz von Wissen faktisch wichtiger ist als der Austausch von Wissen, werden keinen positiven Nutzen aus der Anschaffung einer Online-Handbuch-Software ziehen.

Es braucht Kommunikation: Die Einführung eines Online-Handbuches in ein Unternehmen sollte durch gute Kommunikation begleitet werden. Die Mitarbeiter müssen durch die Kommunikation bereits bei der Einführung mitgenommen werden.

Es braucht Pilotprojekte: Pilotprojekte, die von interessierten Mitarbeitergruppen gestaltet und entwickelt werden, sind ein sehr guter Einstieg.

Es braucht Mitarbeiter-Beteiligung: Die Mitarbeiter sollten bereits bei der inhaltlichen Konzeption des Handbuches beteiligt werden. Denn wer weiß besser, wie ein Handbuch die tägliche Arbeit unterstützen und bereichern kann, als die Mitarbeiter selber. 

Es braucht Einführung: Es ist extrem wichtig die Mitarbeiter in das System, die Funktionen und den Nutzen eines Online-Handbuches einzuführen.

Es braucht eine Anleitung: Die Ziele des Handbuches und auch die Funktionen, wie z.B. das Erstellen von Inhalten, sowie die grobe Struktur und der Aufbau des Handbuches, sollten in einer kurzen Anleitung zusammengefasst werden. 

Es braucht Relevanz: Je relevanter das Online-Handbuch für tägliche Arbeit der Mitarbeiter ist, umso erfolgreicher wird es sein. 

Wenn Sie diese Tipps bei der Erstellung und Einführung Ihres Geschäfts-Handbuches beachten, wird Ihr Handbuch ein lebendiges Firmen-Wiki, dass Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit erfolgreich unterstützt.