Drei Überlegungen, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäfts-Handbuchs starten

Sie möchten endlich Ihr Geschäfts-Know-how in einem “Handbuch” strukturiert und an einem Ort sammeln. Die Entscheidung ist gefallen und darüber freuen wir uns sehr, denn es spricht viel für eine lebendige Know-how-Sammlung. Egal ob Sie

  • neue Mitarbeiter zeitsparend einarbeiten,
  • mehr Verantwortung abgeben,
  • den ganzen täglichen Kleinkram aus Ihrem Kopf bekommen wollen,
  • mehr Zeit für strategische Überlegungen haben wollen,

ein Geschäftshandbuch hilft Ihnen dabei Zeit und Geld zu sparen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Oft werden wir gefragt, ob das eher online oder offline passieren sollte? Wir schreiben seit 10 Jahren die Handbücher unserer Mandanten ausschließlich online. Womit wir bei der ersten Vor-Überlegung wären:

Online vs Offline?

In unserer langjährigen Praxis hat sich das Schreiben von digitalen Handbüchern bewährt. In so einem Online-Handbuch können Sie 

  1. Videos integrieren, mit deren Hilfe Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse kurz und prägnant vermitteln können,
  2. aussagekräftige Bilder und Grafiken integrieren,
  3. über eine Kommentarfunktion Ihre Teammitglieder an der Erstellung des Handbuchs mitwirken lassen,
  4. sämtliche Dokumente, Vorlagen, Checklisten in Ihrem Unternehmen immer in der aktuellsten Version zum Download bereitstellen,
  5. unterschiedliche Versionen Ihres Handbuchs speichern,
  6. verschiedene Benutzer- und Zugriffsebenen einrichten,
  7. automatisierte Emails versenden und sich digitale Lesebestätigungen abspeichern.

Jede Menge Arbeitserleichterungen und Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen. Dazu noch ein paar Tipps:

  • Drehen Sie kurze aussagekräftige Videos für die Beschreibung von Prozessen. Sie sind viel besser verständlich als reiner Text, leicht zu aktualisieren und zeitsparend für alle Seiten.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Handbuch mobilfähig ist, damit es von jedem Endgerät aus eingesehen werden kann.

Wie erstellen unsere Online-Handbücher mit Hilfe unseres selbst programmierten Online-Handbuch-Tools (Open-Source-Lösung). Damit haben wir bereits über 70 Unternehmenshandbücher geschrieben und Geschäftskonzepte erarbeitet.

Muß ich das alles alleine schreiben?

Nein, das müssen Sie nicht. Für ganz ambitionierte Handbuchschreiber gibt es einen Videokurs, der sie durch die Handbucherstellung führt.

Die meisten bitten uns HandbuchMacher um Begleitung bei der Handbuch-Erstellung. Alles halb so wild. Wir begleiten Sie persönlich per Telefon, Videocall und Email in 6 Wochen durch den Prozess. Immer mit Fokussierung auf Ihre größten Engpässe. Solange bis Sie die Prozesse, die Sie am meisten Zeit kosten, an Ihre Mitarbeiter abgeben können.

Sie müssen Ihr Geschäftshandbuch also nicht alleine schreiben. Wir empfehlen Ihnen sogar, eine weitere Person mit ins Boot zu holen, damit Sie sowohl das Zusammentragen von vorhandenen Informationen als auch das Schreiben der Inhalte abgeben können. In der Praxis sehr bewährt hat sich das Hinzuziehen eines/r Mitarbeiters/in (wenn vorhanden). Diese Person eignet sich während der Arbeit am Handbuch jede Menge Wissen an und könnte z.B. fließend in eine leitende Funktionen Ihres Unternehmens übergehen (und Sie damit im Tagesgeschäft entlasten). Vor allem haben Sie dann einen Verantwortlichen, der/die Ihr Handbuch weiterhin pflegt, aktualisiert, optimiert.  

Was kostet ein Geschäftshandbuch?

  1. Mitarbeiter*in: Erfahrungsgemäß benötigt man für die Erstellung eines Unternehmenshandbuchs zwischen 40 und 80 Stunden. Kalkulieren Sie die Lohnkosten dafür ein.
  2. Anwalt: Ein Franchise-Anwalt kostet ab 280 EUR pro Std. aufwärts. Er erarbeitet vor allem die juristisch relevanten Inhalte. Das komplette Geschäftshandbuch durch Ihren Anwalt oder Steuerberater erstellen zu lassen, empfiehlt sich weder aus Kostengründen noch aus Gründen der Zielerreichung.  
  3. Eigenerstellung: Erfahrungsgemäß wird ein Handbuch eines noch jungen Unternehmens (3-5 Jahre) in 40-80 Stunden erstellt. Für die Eigenerstellung setzen Sie an dieser Stelle Ihren Unternehmerlohn pro Stunde an.
  4. In Zusammenarbeit mit Handbuch-Experten: Rechnen Sie ca. 5 Stunden pro Woche, in denen Sie sich mit der Erstellung Ihres Handbuchs (Zuarbeiten, Aktualisierung von Vorlagen, Checklisten) beschäftigen. Wir benötigen ca. 6 Wochen für die Fertigstellung.

Welche Vorteile hat ein digitales Geschäftshandbuch?

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