Drei Überlegungen, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäfts-Handbuchs starten

Sie möchten endlich Ihr Geschäfts-Know-how in einem “Handbuch” strukturiert sammeln. Die Entscheidung ist gefallen und darüber freuen wir uns sehr, denn es spricht viel für eine lebendige Know-how-Sammlung. Egal ob Sie

  • neue Mitarbeiter zeitsparend einarbeiten,
  • weniger telefonische Anfragen durch Ihre Unternehmenszentrale beantworten oder
  • die Übergabe an einen potenziellen Nachfolger reibungsloser gestalten wollen,

ein Geschäftshandbuch hilft Ihnen dabei Zeit und Geld zu sparen.

Unser Online-Handbuch ist dabei ein hilfreiches Tool für die Aufnahme des Status-Quo. Wir schreiben seit 10 Jahren die Handbücher unserer Mandanten ausschließlich online. Womit wir bei der ersten Vor-Überlegung wären:

Online vs Offline?

In unserer langjährigen Praxis hat sich das Schreiben von digitalen Handbüchern bewährt. In so einem Online-Handbuch können Sie 

  1. Videos integrieren, mit deren Hilfe Sie Ihre erfolgsrelevanten Prozesse kurz und prägnant vermitteln können,
  2. aussagekräftige Bilder und Grafiken integrieren,
  3. über eine Kommentarfunktion Ihre Teammitglieder an der Erstellung des Handbuchs mitwirken lassen,
  4. sämtliche Dokumente, Vorlagen, Checklisten in Ihrem Unternehmen immer in der aktuellsten Version zum Download bereitstellen,
  5. unterschiedliche Versionen Ihres Handbuchs speichern,
  6. verschiedene Benutzer- und Zugriffsebenen einrichten,
  7. automatisierte Emails versenden und sich digitale Lesebestätigungen abspeichern.
  • Jede Menge Arbeitserleichterungen und Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen. Dazu noch ein paar Tipps:
  • Drehen Sie kurze aussagekräftige Videos für die Beschreibung von Prozessen. Sie sind viel besser verständlich als reiner Text, leicht zu aktualisieren und zeitsparend für alle Seiten.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Handbuch mobilfähig ist, damit es von jedem Endgerät aus eingesehen werden kann.

Wie erstellen unsere Online-Handbücher mit Hilfe unseres selbst programmierten Online-Handbuch-Tools (Open-Source-Lösung). Damit haben wir bereits über 70 Unternehmenshandbücher geschrieben und Geschäftskonzepte erarbeitet.

Muß ich das alles alleine schreiben?

Einige Unternehmer möchten das Handbuch-Tool von uns installiert bekommen, um dann Ihr Geschäftshandbuch selber zu schreiben. Für (zukünftige) Franchisegeber gibt es sogar einen Videokurs “So schreiben Sie ein lebendiges Franchise-Handbuch!” kostenlos dazu.

Die Mehrzahl läßt sich gerne professionell bei der Handbucherstellung durch Experten begleiten. Unter den Handbuchmachern finden Sie Expertinnen für

  • Qualitätsmanagement
  • Prozessmanagement
  • Franchise- und Lizenzsysteme
  • und vieles mehr.

Sie müssen Ihr Geschäftshandbuch also nicht alleine schreiben. Wir empfehlen Ihnen sogar, eine weitere Person mit ins Boot zu holen, damit Sie sowohl das Zusammentragen von vorhandenen Informationen als auch das Schreiben der Inhalte abgeben können. In der Praxis sehr bewährt hat sich das Hinzuziehen eines/r Mitarbeiters/in (wenn vorhanden). Diese Person eignet sich während der Arbeit am Handbuch jede Menge Gecshäfts-Know-how an und könnte z.B. fließend in andere leitende Funktionen Ihres Unternehmens übergehen. Vor allem haben Sie dann einen Verantwortlichen, der/die Ihr Handbuch weiterhin pflegt, aktualisiert, optimiert.  

Was kostet ein Geschäftshandbuch?

  1. Fremdvergabe: Je nach Umfang, Art und Form eines Handbuchs muss ein Unternehmer mit einer Investition zwischen 8.000 und 15.000 Euro rechnen, wenn er die Erstellung komplett (an Profis) outsourced.
  2. Mitarbeiter*in: Erfahrungsgemäß benötigt man für die Erstellung eines Unternehmenshandbuchs zwischen 40 und 80 Stunden. Kalkulieren Sie Ihre Lohnkosten dafür ein.
  3. Anwalt: In der Franchisewelt werden häufig Anwälte mit der Erstellung des Franchisehandbuchs beauftragt. Ein Franchise-Anwalt kostet ab 280 EUR pro Std. aufwärts. Er stellt vor allem die vertragsrelevanten Fragen stellen. Ein vollwertiges Franchise-Handbuch haben Sie dadurch immer noch nicht. In welcher Branche Sie auch immer tätig sind, es gilt: Der Vertrag folgt dem Handbuch! Schon aus Kostengründen, aber auch aus Prozessgründen.
  4. Eigenerstellung: Erfahrungsgemäß wird ein Handbuch eines noch jungen Unternehmens (3-5 Jahre) in 40-80 Stunden erstellt. Für die Eigenerstellung setzen Sie an dieser Stelle Ihren Unternehmerlohn pro Stunde an.

Wir hoffen, unsere 3 Tipps helfen Ihnen bei den ersten Schritten Ihrer Handbucherstellung weiter und wünschen Ihnen viel Erfolg!

Ihre Handbuchmacher

Welche Vorteile hat ein Online-Geschäftshandbuch?