5 Tipps für ein Geschäftshandbuch, das Ihre Mitarbeiter lieben werden

Mit dem einmaligen Erstellen eines Geschäftshandbuchs ist ein großer Teil der Arbeit bereits getan und Sie haben ein wichtiges Tool in Ihrem Unternehmen etabliert. Mit zahlreichen Ideen, viel Zeit und jeder Menge Energie haben Sie Ihr gesamtes Firmenwissen aufbereitet, gebündelt, dargestellt.

So richtig Sinn bekommt Ihr Handbuch allerdings erst, wenn es von Ihren Mitarbeitern auch genutzt wird, wenn über das Handbuch Interaktionen stattfinden und es für alle im Unternehmen selbstverständlich ist, Inhalte und Antworten darin zu suchen und natürlich auch zu finden. Aber wie soll das bitte funktionieren? Berechtigte Frage! Aber glauben Sie mir, das ist leichter als Sie vermuten:

Ein Hauptverantwortlicher

Benennen Sie einen Hauptverantwortlichen/eine Hauptverantwortliche für Ihr Unternehmens-Handbuch, der dafür verantwortlich ist, alle relevanten Inhalte des Handbuches auf dem aktuellsten Stand zu halten. Bei wichtigen Prozessänderungen und handbuchrelevanten Themen wird Ihr Hauptverantwortlicher von den einzelnen Abteilungen oder Teammitgliedern informiert, um alle Neuigkeiten in das Handbuch in Ihrem Sinne einzupflegen – sei es durch

  • das Aktualisieren von Dokumenten, Mustervorlagen und PDF-Dateien,
  • das Einstellen der neuesten Bilder und Grafiken
  • oder das Uploaden neuer (Schulungs-) Videos.

Ihr Hauptverantwortlicher ist das Bindeglied zwischen den Abteilungen, Führungskräften, Mitarbeitern und Ihrem Handbuch. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Handbuch immer up to date ist und seine klare Struktur nicht verliert, weil die Handbuch-Pflege einer Person obliegt.

Weniger ist mehr

Die Menüstruktur Ihres Handbuches sollte sich ausschließlich auf unternehmens-relevante Inhalte beschränken. Platzieren Sie dort in der Hauptsache wirklich wichtige Geschäftsabläufe, die allen Mitarbeitern helfen im Tagesgeschäft erfolgreich zu sein, zu bleiben oder zu werden. Diese relevanten Abläufe werden regelmäßig aktualisiert und der jeweiligen Unternehmensausrichtung angepasst.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Optimierung der Inhalte mit ein, z.B. durch eine Kommentarfunktion in Ihrem digitalen Handbuch. Damit sammeln Sie unkompliziert wichtige Hinweise und Ideen ein. Nicht jede Kleinigkeit muss in Ihrem Geschäftshandbuch geregelt sein. Wichtig sind die wirklich erfolgsrelevanten Prozesse, also alles was mit

  1. Kundengewinnung
  2. Kundenbedienung
  3. Kundenbindung

zu tun hat.

Denn genau darum geht es doch in Ihrem Unternehmens-Handbuch: das Wesentliche, das Ihr Unternehmen ausmacht, festzuhalten und zu vermitteln.

Lebendigkeit

Richtiges Leben können Sie Ihrem Handbuch einhauchen, wenn Sie bei der Vermittlung von Wissen mit Videos arbeiten. In unser Tool zur Erstellung von digitalen Handbüchern  können Sie ganz einfach Videos und Bilder in die passenden Textstellen integrieren. Bei einem Online-Handbuch sind den Gestaltungsmöglichkeiten (fast) keine Grenzen gesetzt.

Insbesondere Videos sind das perfekte Informationsmedium! Erstellen Sie zu allen wichtigen Themen ein 30-60 Sekunden kurzes Video und stellen Sie dieses in Ihrem Handbuch bereit. Dazu müssen Sie kein Filmregisseur, Kameramann und auch kein Schauspieler sein – versprochen. In der Regel reicht ein einfaches Handy-Video (Ihr Geschäftshandbuch ist in der Regel nur für den internen Gebrauch gedacht). Mit den einfachsten Mitteln lassen sich so kinderleicht kurze Videos erstellen.

Wenig Aufwand – große Wirkung. Denn durch Videos werden sich Ihre Mitarbeiter gerne das Wichtigste in Kürze erklären lassen und zusätzlich auch besser verstehen. Denn visuell aufgearbeitete Informationen können wir Menschen leichter verstehen und lernen.

Auch in Ihrem Unternehmen gibt es sicher eine Vielzahl von Themen, die sich perfekt für ein Video eignen:

  • der Umgang mit Kunden,
  • was muss ein neuer Mitarbeiter unbedingt über Ihr Unternehmen wissen,
  • Fertigungsprozesse,
  • Ihre Unternehmensphilosophie
  • uvm.

Nutzen Sie Newsletter

Newsletter? Für Mitarbeiter? Ja, unbedingt! Newsletter sind bei Unternehmen nach wie vor eines der meist genutzten Tools, um wichtige Informationen zu verbreiten. Da Sie inzwischen Ihr gesamtes Firmen-Know-How online in Ihrem Handbuch verfügbar haben, bietet es sich förmlich an einen internen Newsletter regelmäßig zu versenden.

Informieren Sie über

  • über Hochzeiten, Firmenjubiläen, Events aber auch über
  • neue Prozesse,
  • aktualisierte Dokumente und Vorlagen,
  • Pläne und Kennzahlen

und verlinken Sie zusätzlich auf den Beitrag im Online-Handbuch.

Zusätzlich bietet Ihnen unser Online-Handbuch-Tool die Möglichkeit bei größeren Änderungen eine automatisierte E-Mail an verschiedene Benutzergruppen zu versenden und “Lesebestätigungen” Ihrer Nutzer abzuspeichern. So gehen wichtige Informationen nicht verloren und Sie haben gleichzeitig die Gewissheit, dass jeder diese Information auch tatsächlich gelesen hat.

Kennzahlen und Analysen

  1. Sie haben einen besonderen Geschäftsabschluss getätigt? Lassen Sie es die Belegschaft wissen und an Ihrem Erfolg teilhaben! Am besten liefern Sie auch gleich Vergleichszahlen zu anderen Erfolgen oder setzen den Abschluss in ein Verhältnis.
  2. Sie haben neue Mitarbeiter eingestellt? Erzählen Sie davon! Wieviele waren es im letzten Monat oder auch im letzten Jahr? Interessant ist auch, was die Aufgaben des neuen Mitarbeiters sein werden, wer sind seine Vorgesetzten und sein Team.
  3. Sie feiern ein besonderes Firmen-Jubiläum? Erzählen sie davon! Zeigen Sie Bilder von der Firmengründung oder auch von anderen Jubiläen. Vielleicht mögen Sie auch Zahlen veröffentlichen:
    • Wieviele Mitarbeiter hatten Sie damals?
    • Wer waren Ihre besten Kunden?
    • Wie hoch war Ihr Umsatz (und andere Kennzahlen)?
  4. Sie eröffnen eine neue Filiale oder Niederlassung! Informieren Sie darüber!

Zahlen sind aussagekräftig. Wenn Sie Geschäftszahlen und in Ihr Handbuch einbinden, sorgen Sie für Transparenz. Lassen Sie Daten mit einfließen, wie Jubiläen, verleihen Sie dem Handbuch obendrein noch etwas Persönliches. Schaffen Sie in Ihrem Handbuch eine Rubrik, in der Platz für Firmenzahlen und -daten ist und verbreiten Sie diese zeitgleich über den internen Newsletter. Nur lassen Sie die Zahlen keinesfalls unerwähnt.

Ein lebhaftes und dynamisches Online-Handbuch ist das ideale Informations- und Kommunikations-Tool für jedes Unternehmen.

Jetzt schon? – Der beste Zeitpunkt für die Erstellung Ihres Geschäftshandbuchs