5 hilfreiche Tipps mit denen Sie Ihr Unternehmens-Handbuch nicht nur anfangen, sondern garantiert auch zu Ende schreiben

Sie haben beschlossen ein Online-Handbuch für Ihr Business zu schreiben. Großartig! Sie sind voller Ideen, wie Sie die sinnvolle Struktur Ihres Handbuches mit Leben füllen wollen, sobald Sie diese erstmal gefunden. Denn auch die passende Menüstruktur will wohl überlegt sein. Sie sammeln Themen und wertvolle Inhalte, die Sie unbedingt vermitteln möchten. Sie überlegen sich, wie Sie Ihr Wissen Ihren Teammitgliedern und Mitarbeiter online vermitteln möchten. Und wollten Sie nicht auch unbedingt noch Videos erstellen, um das Handbuch lebendig zu gestalten?

Vielleicht überkommt Sie bei den ganzen Überlegungen, ab und an auch die Frage danach, wie Sie es schaffen können, Ihr Handbuch auch tatsächlich bis zu Ende zu schreiben? Und wann ist das Handbuch eigentlich soweit fertig, dass Sie es in Ihrem Unternehmen veröffentlichen können? Diese Gedanken sind in einem Entwicklungsprozess zu etwas Neuem völlig normal.

Die „schlechte“ Nachricht ist, das Handbuch lebt und entwickelt sich ständig weiter und wird somit nie richtig fertig sein. Sollte Ihr Handbuch wider Erwarten doch einmal vollends fertig werden, sollte Sie das nachdenklich stimmen. Denn als Unternehmer sind Sie ständig mit der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens beschäftig und diese Entwicklungen gehören auch in Ihr Handbuch. Ein fertiges Handbuch bedeutet quasi Stillstand im Unternehmen. Also ist ein nicht fertig werdendes Handbuch ein absolut gutes Zeichen.

Nehmen Sie es in Angriff, Neuerungen, Ideen und Innovationen zu entwickeln und festzuhalten und sehen Sie ein unfertiges, immer weiter wachsendes Handbuch als ein gutes Zeichen für ein sich weiter entwickelndes Unternehmen.

Somit ist die „schlechte“ Nachricht eigentlich gar keine „schlechte“ Nachricht und es sollte Ihnen keine Kopfschmerze machen, dass das Handbuch nicht fertig wird. Sehen Sie es als ein dynamisches Projekt. Bleiben Sie dran!

Um Ihnen das Dranbleiben zu erleichtern, möchte ich Ihnen 5 hilfreiche Tipps aus unserer jahrelangen Praxiserfahrung verraten:

1. Die „rechte Hand“ für Ihre Know-how-Sammlung

Schaffen Sie eine neue Position in Ihrem Unternehmen: Den oder die HauptansprechpartnerIn für Ihr Geschäftshandbuch. Am hilfreichsten in dieser Position ist eine MitarbeiterIn, mit abteilungsübergreifenden Funktionen im Unternehmen, um den notwendigen Einblick in alle Bereiche Ihres Unternehmens zu haben und so alle Bereiche auch adäquat in das Handbuch einbinden zu können.

Der Hauptverantwortliche trägt von Beginn an die Verantwortung für die Strukturierung Ihres Geschäfts-Know-hows. Er holt sich alle Infos zu relevanten Themen aus den Abteilungen oder von Ihnen. Der Hauptansprechpartner ist Schnittstelle zwischen allen Mitarbeitern, Ihnen als Chef und dem Handbuch. Ein Hauptverantwortlicher ist Ihre rechte Hand in Sachen Handbuch und Ihre Garantie dafür, dass Ihr Geschäfts-know-how an einem Platz, immer aktuell und ständig in Entwicklung ist.

2. Eine Menüstruktur, die passt

Eine sinnvolle und für Ihr Unternehmen passende Menüstruktur ist das A und O. Deshalb sollten Sie sich hierzu frühzeitig Gedanken machen. Eine Know-how-Sammlung mit einem Menü, wo sich letztendlich kein Mitarbeiter zurechtfindet und wichtige Informationen schlichtweg nicht gefunden werden, ist gewiss nicht in Ihrem Sinne. Ausreichende Überlegungen in eine passende Menüstruktur sind also mehr als sinnvoll. Sollten Sie sich für ein Online-Handbuch-Tool von den Handbuchmachern entscheiden, erhalten Sie eine für Ihr Business passende vorgefertigte Menüstruktur zusammen mit der Toolinstallation. Die Handbuchmacher verfügen mit ihren Expertinnen für spezielle Anwendungsgebiete über viele verschiedene Menü- und Inhaltsvorgaben.

Für Sie eine echte Arbeitserleichterung und Zeitersparnis!

3. Natürlich online

Mit diesem Tipp knüpfe ich nahtlos an Tipp 2 an. Ein Unternehmens-Handbuch direkt online zu schreiben bietet nicht nur Arbeitserleichterung, sondern auch einige Vorteile:

Änderungen im Handbuch gehen deutlich schneller als offline,
⦁ Über die Kommentarfunktion haben alle Handbuch-Mitglieder die Möglichkeit Feedback zu geben,
⦁ Schalten Sie das Handbuch für einzelne Abteilungen frei, damit diese die Inhalte durch ihre speziellen Themen ergänzen können,
⦁ binden Sie online anschauliche Grafiken, Dokumente, Formulare, Vordrucke ein,
Videos veranschaulichen Prozesse und Abläufe Ihres Betriebes und sind online super einfach in das Handbuch zu integrieren.

4. Videos und Grafiken

Videos – mein absoluter Lieblings-Tipp. Sie – also die Videos – sind spritzig, unterhaltsam, einprägsam, lehrreich und definitiv einfacher und schneller zu erstellen, als eine seitenlange Abhandlung als Beschreibung eines Unternehmensprozesses. Mal ehrlich, das Schreiben und auch das Lesen solcher langen Beschreibungen wird weder Ihnen noch Ihren Mitarbeitern wirklich Spaß machen. Also sparen Sie sich die Mühe. Drehen Sie lieber Videos! Die Videos müssen nicht perfekt sein. Ein einfaches Handy-Video ist völlig ausreichend. Videos sind wahnsinnig einprägsam und erfüllen somit genau ihren Zweck – sie erklären Abläufe Ihres Unternehmens, werden gerne geschaut und bleiben länger im Gedächtnis, als ein seitenlanges Dokument.

Drehen Sie kurze Filmchen. Gerne dürfen diese auch mal lustig sein. Mit einem lustigen Video zum Thema „Wie wir mit Kundenbeschwerden umgehen“ ist Ihnen ein verstehendes „Aha“ Ihrer Mitarbeiter sicher. Ihre Mitarbeiter werden sich auf jede neue Information oder Regel, die Sie ihnen in einem Video näher bringen, freuen, weil Videos einfach Spaß machen.

5. Wenn’s schnell gehen soll …

Sie wollen mit Ihrem Handbuch starten – am besten sofort, aber Ihre Aufgaben als Unternehmer lassen es nicht zu, dass Sie sich mit vollem Einsatz und Ihrer Energie dem Handbuch widmen? Dann geben Sie die Erstellung des Online-Handbuches für Ihr Unternehmen doch einfach in professionelle Hände. Dieser Weg ist mit Abstand der kürzeste, ist effizient und bringt Ihnen eine enorme Zeitersparnis, wodurch Sie schlussendlich auch noch Geld sparen. Unsere Expertinnen und Handbuchmacherinnen sind für Sie da!

Kümmern Sie sich um Ihr Business und wir kümmern uns kompetent und professionell um Ihr Unternehmens-Handbuch.